WorkbookProtect - Funzionalità
Semplifica la convalida dei fogli di calcolo
La convalida dei fogli di calcolo per le aziende farmaceutiche è spesso un grosso ostacolo, perché finora è sempre stato necessario effettuarla in maniera procedurale, attraverso un sistema fortemente dispendioso in termini di tempo, con grande spreco di carta e, soprattutto, la possibilità di commettere errori.
La macro WorkbookProtect è pensata per guidare l'utente passo passo nella creazione, verifica e convalida dei fogli di calcolo.
Grazie alle funzioni aggiuntive che vengono rese disponibili attraverso il pannello di controllo della macro tutta la struttura del foglio, le formule, le regole di convalida e più in generale tutte le componenti del foglio di calcolo vengono verificate per step successivi.
Man mano che il file avanza nel suo ciclo di vita le protezioni aumentano.
Una volta verificate tutte le formule e tutta la struttura del foglio di calcolo, questo potrà essere convalidato attraverso i comandi sul pannello di controllo della macro, da parte di un utente dotato di permessi adeguati.
Le operazioni di convalida sono registrate, e le formule vengono espanse in un fogli di supporto per eventuale consultazione, totalmente protetto e non modificabile.
Il file diviene a tutti gli effetti un template convalidato, dal quale sarà possibile generare fogli di calcolo identici. Questo garantisce la certezza delle formule e semplifica notevolmente il lavoro, poiché non sarà necessario convalidare i fogli generati dal template.
usa Excel come non mai
La macro WorkbookProtect rende disponibili all'utente funzioni aggiuntive che permettono all'utente di effettuare verifiche più accurate, ma soprattutto dispone di controlli automatici che impediscono di commettere errori involontari. Qualche esempio:
Registri
Al momento dell’approvazione di ogni foglio la macro effettua le seguenti verifiche automatiche:
- verifica della completezza dell’intestazione in ogni colonna (non possono esserci celle di intestazione vuote)
- verifica della presenza dei filtri in ogni colonna (nessuna colonna può essere priva di filtro).
- verifica delle formule (se presenti). Non devono esserci errori gravi. Se il foglio è già compilato, le formule devono essere coerenti su tutta la colonna.
- verifica delle regole di convalida (se presenti). Se il foglio è già compilato le regole devono essere coerenti su tutta la colonna.
L’approvazione sarà impedita in caso di errori nell’intestazione.
Fogli di calcolo
Durante la creazione di un foglio di calcolo la macro mette a disposizione molte funzioni aggiuntive tra cui:
- individuazione automatica dei campi da compilare, dei campi contenenti formule e dei campi contenenti intestazioni
- verifica delle formule attraverso maschere di compilazione, individuazione di collegamenti precedenti e successivi.
- individuazione di errori gravi nelle formule e di collegamenti mancanti
- ricerca e correzione delle regole di convalida sull'intero foglio.
Verifiche come queste sono presenti lungo tutto il ciclo di vita del file e garantiscono che in ogni fase l'utente possa avere il lavoro sotto controllo. Man mano che il ciclo di vita avanza le verifiche divengono più specifiche.
Audit trail
L’audit
trail è un'altra funzione aggiuntiva, gestita dalla macro WorkbookProtect e che viene a colmare una fondamentale mancanza di Excel, dal punto di vista delle autorità.
La macro è in grado di gestire e tracciare le modifiche ai dati protetti dell’utente.
In primo luogo l’audit trail di sistema tiene traccia delle attività degli utenti e delle modifiche apportate alla struttura dei fogli e dei file.
L’audit trail di sistema registra i seguenti eventi:
- Cambio stato di singoli fogli
- Cambio stato del file
- Cambio stato dei dati
- Cambio tipo di fogli protetti
- Modifica delle password di accesso
Audit
Trail per i Registri
· L’audit
trail per i registri elettronici serve principalmente per tracciare le
modifiche apportate dagli utenti ai dati inseriti nei documenti. L’audit trail
registra sempre le modifiche sui dati inseriti, approvati e protetti.
· Le modifiche apportate ai dati già confermati o approvati, bloccati sono consentite, con limitazioni, tramite password. Tali modifiche richiedono un commento obbligatorio da parte dell’utente.
Audit
Trail per i Fogli di calcolo
· L’audit trail per i fogli di calcolo serve principalmente per tracciare:
- Modifiche nelle formule nei template durante la convalida. L’audit trail registra le modifiche sulle formule dopo che il foglio è stato convalidato.
- o Modifiche nei dati inseriti dagli utenti nei fogli di lavoro finali durante l’esecuzione dei calcoli nei fogli finali. L’audit trail registra le modifiche sui dati confermati o approvati. Sono consentite modifiche libere sui dati provvisori, che sono tracciate in audit trail dopo la conferma di inserimento.
Utenti e livelli
La macro permette di limitare
l’accesso alle operazioni più importanti del ciclo di vita del file Excel e le modifiche ai dati protetti. Ad esempio:
·
E’ utilizzata una password di protezione per
autorizzare ogni passaggio di fase nel ciclo di vita del documento (da bozza ad
approvato, convalidato, archiviato).
·
E’ utilizzata una password di protezione per
approvare i dati e per apportare modifiche ai dati protetti.
A differenza dei meccanismi
nativi di Excel®, che non pongono condizioni, le password gestite
dalla macro hanno dei requisiti minimi di complessità che ne aumentano la
sicurezza, ad esempio:
·
Lunghezza minima
· Uso combinato di lettere maiuscole e minuscole.
· La macro gestisce le autorizzazioni per l’accesso su più livelli gerarchici e prevede un Amministratore.
