WorkbookProtect - Introduzione
DeVIAZIONE? Non farti trovare impreparato
La gestione dei
fogli Excel e dei dati in essi contenuti è spesso oggetto di osservazioni
da parte delle autorità durante le ispezioni GMP.
La Macro
WorkbookProtect è pensata per permettere alle aziende di mettere in sicurezza i
fogli elettronici senza dover rinunciare alla loro semplicità e versatilità.
Attraverso la Macro il dato viene protetto e gestito durante l’intero ciclo di
vita, nel rispetto delle normative:
- I registri saranno a prova di manomissione, sicuri da errori involontari, e gestiti sotto audit trail
- I fogli di calcolo verranno convalidati in maniera semplice ed efficace, e diverranno template dai quali generare file già convalidati e sicuri.
principi generali
La macro di protezione WorkbookProtect è un prodotto software che si unisce ai file Excel per conferire a questi alcune caratteristiche non disponibili in modo nativo. In particolare consente:
La macro diventa parte
integrante di ogni file Excel.
La protezione dei dati è
così assicurata a livello di singolo file, indipendentemente dalla presenza o
meno di un sistema di gestione informatizzato.
La macro si prefigge di creare un ambiente protetto entro il quale gestire le funzionalità ammissibili per i fogli Excel.
Grazie all’incorporazione della macro in ogni file, la protezione dei dati è assicurata indipendentemente dal sistema di gestione utilizzato. I file restano protetti anche se estratti dal sistema di gestione documentale o fuori dalla cartella di rete in cui sono collocati.
scopo e funzionalità
La macro di protezione WorkbookProtect ha lo scopo di salvaguardare l’integrità dei dati presenti nei fogli Excel, tramite due funzioni principali:
- protezione dei dati, in modo differenziato durante il ciclo di vita.
WorkbookProtect si compone di un file
principale (Master File), convalidato e riutilizzabile che potrà generare (o importare) altri
file Excel protetti, contenenti una copia esatta della macro convalidata.
Partendo dal master convalidato, la macro diventerà
parte integrante di ogni file Excel generato (o importato).
Le protezioni ai dati sono applicate in modo nativo, usando
le proprietà di Excel, e restano funzionali anche se la macro venisse
disabilitata o rimossa.
continua a usare i tuoi file
WorkbookProtect è in grado di integrarsi a qualsiasi foglio Excel e di renderlo sicuro, semplicemente tramite il comando di importazione: non perderai il lavoro già fatto.
La Macro riconosce automaticamente la tipologia del foglio di lavoro importato:
· Foglio di registro
· Foglio di calcolo
· Foglio Dati
· Foglio di tipo Grafico
Ciascun tipo di foglio viene analizzato, eventualmente corretto da errori macroscopici, e predisposto per l'uso controllato. I dati già presenti nel fogli vengono protetti.
come funziona
Ogni foglio (importato o creato da zero) dovrà passare attraverso tutte le fasi del ciclo di vita, ciascuna delle quali prevede azioni specifiche
Bozza
in questa fase è possibile impostare il foglio inserendo tutti i campi necessari, le formattazioni, le formule. Le protezioni sono ancora disattivate, e c'è piena libertà di lavoro.
Approvazione
una volta approvata la struttura del file si attivano le prime protezioni. E' ancora possibile modificare i contenuti del file, ma non la struttura del foglio (non è possibile aggiungere o togliere formule, non è possibile aggiungere nuove colonne ai registri).
In questa fase si concentrano le verifiche da effettuare sulle formule nei fogli di calcolo, anche grazie agli strumenti di supporto della macro. Una volta che le formule siano state verificate si potrà procedere alla convalida del file.
Convalida
La convalida del file viene effettuata da un utente dotato di permessi di livello adeguato.
Una volta convalidato il file è pronto per essere messo in operativo.
Operativo
Il file può essere reso operativo da un utente dotato di permessi di livello adeguato.
Una volta operativo qualsiasi utente potrà usare il file liberamente, avendo la certezza di operare in modo sicuro, controllato e senza la possibilità di commettere errori accidentali.
Fogli di calcolo e template
Nel caso dei fogli di calcolo, la macro permette di generare dei template che seguono lo stesso ciclo di vita. Una volta che il template è stato convalidato e messo in operativo, l'utente potrà generare da esso dei fogli di lavoro del tutto identici e già convalidati, quindi pronti all'uso.
WorkbookProtect è indipendente dal sistema di gestione
Grazie all’incorporazione nel file, la protezione dei dati è assicurata indipendentemente dal sistema di gestione utilizzato. I file restano protetti anche se estratti dal sistema di gestione documentale o fuori dalla cartella di rete in cui sono collocati.
Questo sistema rende i fogli molto più sicuri, e permette di liberarsi della gestione procedurale di file e cartelle protette